فصل نوزدهم: ساخت سیستم مدیریتی

در طول دوره آموزشی، ابزارهای متعددی برای هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، تصمیم‌گیری، حل مسئله، مدیریت عملکرد، ارائه بازخورد، توسعه افراد، مدیریت تیم، تعارض، تغییر، تحلیل و طراحی سازمان، مدیریت زمان مدیر، برگزاری جلسات، یادگیری و بلوغ مدیریتی معرفی شده‌اند. با این حال، خطری که مدیران را تهدید می‌کند، پراکندگی و عدم انسجام این ابزارهاست. در این حالت، با وجود آشنایی با ابزارها، مدیریت سازمان به صورت تکه‌تکه باقی می‌ماند؛ به عنوان مثال، اهداف در یک بخش تعیین شده و شاخص‌ها در بخشی دیگر بررسی می‌شوند، جلسات به صورت مجزا برای پروژه‌ها و افراد برگزار می‌گردند، تصمیمات در بسترهای ارتباطی مختلف گرفته می‌شوند و مشکلات به صورت نامنظم به سطوح بالاتر ارجاع داده می‌شوند. این وضعیت نشان‌دهنده فقدان یک سیستم مدیریتی منسجم است.

فصل نوزدهم به طور خاص به چگونگی تبدیل این ابزارهای پراکنده به یک سیستم مدیریتی یکپارچه، ساده و قابل اتکا می‌پردازد. هدف این است که مشخص شود مدیریت در سازمان چگونه انجام می‌شود، زمان مرور اهداف چه موقع است، مدیران به چه اطلاعاتی دسترسی دارند، چه نوع جلساتی برگزار می‌شود، تصمیم‌گیری‌ها در کدام سطوح صورت می‌گیرد، عملکرد چگونه ارزیابی می‌شود، اطلاعات چگونه منتقل می‌گردد، چه زمانی مسائل باید به سطوح بالاتر ارجاع داده شوند، پاسخگویی چگونه ایجاد می‌شود و تجربه چگونه به یادگیری تبدیل می‌گردد. این فصل بر روی نه جزء اصلی سیستم مدیریتی تمرکز دارد که شامل ریتم مدیریتی، داشبورد مدیریتی، معماری جلسات، معماری تصمیم‌گیری، سیستم مرور عملکرد، سیستم ارتباطات، سیستم ارجاع مسائل، سیستم پاسخگویی و سیستم یادگیری است.

نکته کلیدی در ساخت سیستم مدیریتی این است که این اجزا نباید به صورت سیستم‌های مجزا عمل کنند، بلکه باید مانند اجزای یک ماشین، به صورت هماهنگ با یکدیگر کار کنند. سیستم مدیریتی به مجموعه‌ای از ریتم‌ها، اطلاعات، جلسات، اختیارات تصمیم‌گیری، فرایندهای پیگیری و حلقه‌های یادگیری اطلاق می‌شود که تضمین می‌کند مدیریت سازمان صرفاً به حضور و تلاش فردی یک مدیر وابسته نباشد. به عبارت دیگر، یک سیستم مدیریتی قوی باید به گونه‌ای باشد که یک فرد تازه‌وارد به سازمان بتواند به راحتی نحوه کارکرد مدیریت در آنجا را درک کند.

یک سیستم مدیریتی کارآمد با بوروکراسی تفاوت دارد؛ هدف آن سنگین کردن فرایندها نیست، بلکه کاهش نیاز مدیران به تصمیم‌گیری‌های تکراری از صفر در مورد مسائلی مانند محل طرح موضوع، تصمیم‌گیرنده، افراد مطلع و فرایند پیگیری است. سیستم خوب، ابهام‌های تکراری را از بین می‌برد و به مدیران اجازه می‌دهد تا بر روی مسائل استراتژیک‌تر تمرکز کنند. اصل مهم در این زمینه این است که سیستم مدیریتی باید اصطکاک مدیریتی را کاهش دهد و خود به منبع اصطکاک تبدیل نشود.

سیستم مدیریتی خوب باید به روشن ماندن اولویت‌ها، مشاهده واقع‌بینانه عملکرد، اتخاذ تصمیمات در سطح مناسب، ارجاع به‌موقع مشکلات، شفافیت در مسئولیت‌ها، انتقال صحیح اطلاعات به افراد مرتبط و یادگیری سازمان از تجربیاتش کمک کند. چرخه کلی یک سیستم مدیریتی را می‌توان به صورت: هدف → اجرا → مشاهده → تصمیم → اقدام → یادگیری → بازتنظیم خلاصه کرد.

پیش از اقدام به ساخت سیستم مدیریتی، لازم است ابتدا مشکلات واقعی سازمان شناسایی شوند. به جای گفتن «بیایید یک سیستم مدیریتی حرفه‌ای بسازیم»، باید پرسید که چه مشکلاتی وجود دارد؛ مانند تغییر مداوم اولویت‌ها، گیر کردن تصمیمات، گلوگاه شدن مدیرعامل، دیر مشاهده شدن عملکرد، ارجاع کند مسائل، جلسات پربازده کم، یا تکرار مشکلات. سیستم باید برای حل این دردهای واقعی طراحی شود.

یک سوال اساسی که می‌تواند نقطه شروع خوبی برای طراحی سیستم مدیریتی باشد، این است: «کدام بخش از مدیریت ما امروز بیش از حد به حافظه فردی، پیگیری شخصی یا قهرمان‌بازی وابسته است؟» شناسایی این وابستگی‌ها می‌تواند راهنمای مؤثری برای ایجاد یک سیستم قوی‌تر و پایدارتر باشد.