Lessons Learned — درسآموختهها
قابل مشاهدهدرسآموختهها به یادگیریهایی اطلاق میشود که از تجربیات گذشته استخراج شده و برای استفاده در آینده نگهداری میشوند. این ابزار معمولاً در پروژهها، رویدادها، بحرانها یا تغییرات مهم کاربرد دارد، اما با خطر تبدیل شدن به یک آرشیو صرف مواجه است.
یک درسآموخته مؤثر باید مشخص و عملی باشد. به عنوان مثال، به جای بیان کلی «برنامهریزی مهم است»، درس بهتر این است که مشخص شود «در پروژههای چندواحدی، اگر وابستگیهای بیرونی قبل از زمانبندی مشخص نشوند، برآورد موعد به طور سیستماتیک خوشبینانه خواهد شد.»
برای افزایش اثربخشی، درسآموخته باید به یک قاعده عملی تبدیل شود. به این ترتیب، «از این به بعد در پروژههای چندواحدی، قبل از تأیید موعد، فهرست وابستگیهای بیرونی و مسئول هرکدام باید مشخص شود.» این رویکرد، درس را به یک اقدام مشخص پیوند میدهد.
یک درسآموخته کامل میتواند شامل چهار جزء باشد: زمینه (شرایط وقوع)، اتفاق (آنچه مشاهده شد)، یادگیری (درک حاصل شده) و کاربرد (اقدام متفاوت در آینده). این ساختار از کلیگویی جلوگیری کرده و به درک عمیقتر کمک میکند.
زمینه در درسآموخته بسیار مهم است. به عنوان مثال، اگر «جلسه روزانه جواب نداد»، این درس باید به شرایط خاصی که در آن اتفاق افتاده محدود شود، نه اینکه به عنوان یک قاعده کلی برای همه موقعیتها در نظر گرفته شود. درس باید محدوده اعتبار خود را مشخص کند.
درسآموخته باید قابل بازیابی باشد. وجود طبقهبندی ساده، قابلیت جستجوی مؤثر و ادغام درسها در فرایندهای جاری، به بازیابی اطلاعات در پروژههای مشابه کمک میکند و از فراموشی آنها جلوگیری مینماید.
بهترین درسآموختهها ممکن است به جای ذخیره شدن در فایل، به صورت تغییر در فرایندها یا قوانین تجلی یابند. به عنوان مثال، به جای صرفاً ثبت درس «پروژه بدون بررسی حقوقی اولیه ریسک بالایی دارد»، مرحله بررسی حقوقی به فرایند شروع پروژه اضافه میشود و یادگیری به صورت سیستمی نهادینه میگردد.
درسآموخته باید به یکی از اشکال قاعده، چکلیست، آموزش، تغییر نقش، تغییر فرایند، تغییر شاخص یا یک سؤال ثابت در تصمیمگیریهای آینده تبدیل شود تا احتمال استفاده از آن افزایش یابد. همچنین، پرسیدن سؤال «چه پروژه مشابهی قبلاً داشتیم و چه چیزی از آن باید اینجا وارد شود؟» در ابتدای هر پروژه جدید، درسآموخته را از خروجی پایان پروژه به ورودی شروع پروژه بعدی تبدیل میکند.