این دوره قرار است چه چیزی را بسازد؟
قابل مشاهدههدف دوره «تسلط بر مدیریت» ایجاد یک جعبهابزار منظم و حرفهای برای مدیران است، نه صرفاً حفظ کردن مدلهای جدید. این جعبهابزار به مدیر کمک میکند تا هنگام مواجهه با مسائل، نوع مسئله را تشخیص دهد، سؤالات کلیدی را بپرسد، ابزارهای موجود را شناسایی کند، مناسبترین ابزار را انتخاب نماید، نحوه اجرای آن را تعیین کند، نقاط کور احتمالی را بشناسد و اثرگذاری آن را ارزیابی کند. این رویکرد، ابزارهای پراکنده را به یک سیستم مدیریت حرفهای تبدیل میکند.
بسیاری از مدیران با وجود مطالعه کتب و مقالات متعدد، دانش پراکندهای دارند و نمیدانند کدام ابزار را برای کدام مسئله به کار گیرند. این دوره به دستهبندی این دانش کمک میکند، مثلاً ابزارهای مربوط به تشخیص، تصمیمگیری، مدیریت انسانها، اجرا و کنترل و یادگیری را تفکیک میکند تا دسترسی ذهنی به آنها سریعتر شود.
جعبهابزار مدیر باید پویا و زنده باشد؛ یعنی دائماً مورد بازبینی قرار گیرد. ابزارهای جدید ممکن است اضافه شوند، ابزارهای قدیمی کنار گذاشته شوند، روشهای پیچیده سادهتر گردند یا برخی ابزارها بسته به سبک و محیط کاری مدیر، کارایی خود را از دست بدهند.
گاهی اوقات، بهترین ابزار مدیر، یک اصل ساده مدیریتی است که در موقعیتهای گوناگون کارایی دارد. مثالهایی از این اصول شامل بررسی سیستم قبل از فشار بر فرد، تعیین مالک مشخص برای مسئولیتهای مهم، همراستا کردن اختیار با مسئولیت، ارزشگذاری خبر بد زودهنگام، درک کار جدید به عنوان یک انتخاب ظرفیتی، حرکت سریع در تصمیمات قابل برگشت و مدیریت ریشهای مسائل تکراری است.
هر ابزار مدیریتی باید به سه سؤال کلیدی پاسخ دهد: چه مسئلهای را حل میکند؟ چگونه از آن استفاده میکنیم (مراحل، سؤالات، خروجی)؟ و کجا میتواند ما را گمراه کند (محدودیتها، اثرات جانبی، شرایط نامناسب استفاده). شناخت مرز ابزار به اندازه شناخت خود ابزار در حرفهای شدن مدیر اهمیت دارد.
اصل اساسی این است که «اول مسئله، بعد ابزار». نباید به دنبال یافتن کاربرد برای ابزارهای آموخته شده بود، بلکه مسئله موجود باید ابزار مناسب را تعیین کند. سازمان نباید به صحنه آزمون مدلهای مدیریتی تبدیل شود.
قبل از استفاده از هر ابزار، باید پرسید: «اگر این ابزار را استفاده نکنیم چه چیزی را احتمالاً از دست میدهیم؟». اگر پاسخ «تقریباً هیچ چیز» باشد، احتمالاً نیازی به ابزار نیست. اما اگر ابزار از فراموشی ریسک مهم، ابهام در مالکیت یا عدم مقایسه گزینهها جلوگیری کند، ارزش استفاده خواهد داشت.
پس از استفاده از ابزار نیز باید پرسید: «این ابزار چه چیزی را بهتر کرد؟». اگر تصمیم سریعتر شد، بحث روشنتر گردید، فرض پنهانی آشکار شد، مسئولیت واضح شد یا ریسکی دیده شد، ابزار مؤثر بوده است؛ در غیر این صورت، ممکن است صرفاً تشریفاتی بوده باشد. مدیر حرفهای ابزارهای خود را به تیم نیز آموزش میدهد تا وابستگی به مدیر کاهش یابد و ظرفیت تیمی افزایش یابد. در نهایت، هدف نهایی، تبدیل مدیر از حالت واکنشی به حالتی حرفهای است که با ایجاد فاصلهای کوتاه بین مسئله و واکنش، با پرسیدن سؤالات درست، کمهزینهترین مداخله مؤثر را انتخاب کند.