Getting Things Done — سیستم جمعآوری و ساماندهی کارها
قابل مشاهدهذهن مدیران اغلب با انبوهی از کارهای ناتمام و تعهدات باز مواجه است، از پاسخگویی به افراد گرفته تا پیگیری گزارشها و تصمیمگیریهای مهم. این وضعیت منجر به بار ذهنی سنگین، فراموشی و احساس دائمی ناتمام ماندن کارها میشود. منطق اصلی سیستم Getting Things Done (GTD) بر این اصل استوار است که ذهن نباید محل نگهداری کارها باشد، بلکه باید یک سیستم قابل اعتماد بیرونی برای مدیریت آنها ایجاد کرد.
مرحله اول این سیستم، جمعآوری است. هر فکر، ایده یا کاری که نیاز به اقدام دارد، باید در یک مکان قابل اعتماد ثبت شود و نباید به کاغذهای پراکنده، پیامهای ستارهدار، حافظه یا ایمیلهای پراکنده اتکا کرد. اتکای صرف به حافظه، به خصوص در سطوح مدیریتی با مسئولیتهای متعدد، بسیار خطرناک است و سیستم «بعداً یادم میماند» یک سیستم مدیریتی کارآمد محسوب نمیشود.
مرحله دوم، روشن کردن است. هر موردی که جمعآوری شده باید معنا و اقدام مشخصی پیدا کند. به عنوان مثال، صرفاً نوشتن «بودجه» کافی نیست؛ باید مشخص شود چه اقدام دقیقی لازم است، مانند «دریافت پیشبینی هزینه فصل بعد از مدیر مالی تا چهارشنبه و تصمیمگیری درباره اختلاف ۱۲ درصدی». پرسیدن سؤال کلیدی «قدم بعدی قابل انجام چیست؟» به رفع ابهام کمک میکند.
برخی موارد جمعآوری شده ممکن است اصلاً نیاز به اقدام نداشته باشند؛ آنها میتوانند اطلاعات مرجع، ایدههایی برای آینده یا مواردی باشند که دیگر اهمیت ندارند. این موارد باید از فهرست اقدامات حذف شوند تا تمرکز بر کارهای واقعاً قابل انجام حفظ شود.
مرحله سوم، ساماندهی است. کارها بر اساس معنا و ماهیت خود دستهبندی میشوند، مانند «اقدام بعدی»، «پروژه»، «منتظر پاسخ»، «در آینده» و «تقویم». فهرست «منتظر پاسخ» برای مدیران اهمیت ویژهای دارد، زیرا بخش قابل توجهی از وظایف مدیریتی به پاسخگویی و همکاری دیگران وابسته است.
فهرست «منتظر پاسخ» به مدیر کمک میکند تا پیگیریهای خود را به صورت سیستماتیک انجام دهد، نه اضطرابی. به جای ارسال مداوم پیام با نگرانی از فراموشی، مدیر میداند مسئول کیست، موعد مقرر چه زمانی است و چه زمانی باید دوباره پیگیری کند. این امر از پیگیریهای بیمورد و کاهش بهرهوری جلوگیری میکند.
پروژهها و اقدامات بعدی باید از هم تفکیک شوند. «استخدام مدیر فروش» یک پروژه است، در حالی که «نهایی کردن شرح نقش با منابع انسانی تا سهشنبه» اقدام بعدی آن محسوب میشود. پروژههای بزرگ باید به گامهای کوچکتر و قابل اجرا تبدیل شوند. همچنین، تقویم باید تنها برای رویدادهایی که زمان واقعی و مشخصی دارند، مانند جلسات یا موعدها، استفاده شود و کارهای انعطافپذیر در فهرست اقدامات باقی بمانند.
در نهایت، سیستم مدیریت کار باید به اندازهای ساده باشد که قابل استفاده و نگهداری باشد. پیچیدگی بیش از حد، خود مانع استفاده میشود. ابزار مورد استفاده (دفتر، برنامه یا نرمافزار) اهمیت کمتری نسبت به اصل وجود یک مکان قابل اعتماد برای نگهداری تعهدات دارد. مهمترین اصل، مرور منظم سیستم است تا از تبدیل شدن آن به انباری از کارهای مرده جلوگیری شود و اطمینان حاصل شود که تمام تعهدات در خارج از ذهن و در سیستمی قابل اعتماد با قدمهای بعدی روشن قرار دارند.