Meeting Audit — ممیزی جلسهها
قابل مشاهدهجلسات یکی از بزرگترین مصرفکنندگان زمان مدیران هستند و هزینه آنها تنها به زمان خود مدیر محدود نمیشود. یک جلسه یکساعته با هشت شرکتکننده، هشت ساعت ظرفیت سازمانی را مصرف میکند و اگر برخی از شرکتکنندگان مدیر باشند، هزینه فرصت آن نیز افزایش مییابد. بنابراین، جلسات باید به مثابه یک سرمایهگذاری تلقی شوند.
ممیزی جلسات شامل بررسی جلسات ثابت یا پرتکرار است. در این فرآیند، باید پرسید که چرا جلسه وجود دارد، چه خروجیای تولید میکند، آیا هنوز ضروری است، چه کسانی واقعاً باید در آن حضور داشته باشند، چه مدت باید طول بکشد و آیا میتوان اطلاعات را بدون برگزاری جلسه منتقل کرد.
سه نوع جلسه وجود دارد: جلسات اطلاعاتی که اغلب میتوانند به صورت غیرهمزمان انجام شوند، جلسات تصمیم که نیازمند تصمیم مشخص، دادههای لازم و تصمیمگیرنده هستند، و جلسات هماهنگی یا حل مسئله که زمانی که وابستگی، ابهام یا بحث واقعی وجود دارد، ارزش بیشتری پیدا میکنند.
جلسات وضعیت، مانند گزارشهای هفتگی، یکی از نامزدهای اصلی ممیزی هستند. به جای گزارشدهی طولانی که دیگران منتظر آن باشند، میتوان از گزارشهای کتبی کوتاه استفاده کرد و جلسه را صرفاً بر ریسکها، تصمیمها و وابستگیها متمرکز نمود.
برای هر جلسه باید پنج سؤال کلیدی پرسیده شود: هدف جلسه چیست؟ خروجی مورد انتظار چیست؟ آیا بدون جلسه میتوان این کار را انجام داد؟ چه کسانی واقعاً لازم هستند؟ و آیا زمان فعلی جلسه متناسب است؟ پاسخ به این سؤالات بسیاری از جلسات کمارزش را آشکار میسازد.
اینکه یک جلسه در گذشته مفید بوده، تضمینی برای تداوم آن نیست. جلسات تکرارشونده باید هر چند ماه یک بار مورد بازبینی قرار گیرند تا حق وجود مجدد آنها مورد سنجش قرار گیرد. حذف یک جلسه نباید با نادیده گرفتن نیاز واقعی به هماهنگی همراه باشد؛ بلکه باید مسئلهای را که جلسه حل میکرده، شناسایی و جایگزینی مناسب برای آن یافت.
کاهش تعداد شرکتکنندگان نیز یک ابزار بهرهوری است. اگر فردی تنها به بخشی از جلسه نیاز دارد، حضور او برای مدت کوتاهتر بسیار بهتر از نشستن منفعلانه در کل جلسه است. همچنین، مدیران میتوانند با فرستادن نمایندهای از تیم، هم وقت خود را آزاد کنند و هم به رشد آن فرد کمک نمایند.
با این حال، مدیران نباید جلسات دشوار یا مسئولیتهای اصلی خود را صرفاً برای آزاد کردن وقت واگذار کنند. باید بین واگذاری صحیح و فرار از مسئولیت تمایز قائل شد. مدت زمان جلسات نیز باید به طور پیشفرض زیر سؤال رود؛ شاید زمانهای کوتاهتر مانند ۱۵، ۲۵ یا ۴۰ دقیقه کافی باشند. در پایان هر جلسه، باید بتوان مشخص کرد چه چیزی تصمیم گرفته، حل، هماهنگ یا روشن شده است؛ در غیر این صورت، ارزش جلسه باید جدی گرفته شود. ممیزی جلسات میتواند با تبدیل جلسات اطلاعاتی به گزارش، ادغام جلسات مشابه، حذف حضور مدیر در برخی جلسات و کاهش زمان آنها، به آزاد شدن چندین ساعت در هفته منجر شود که میتواند صرف توسعه افراد، تصمیمگیری یا تفکر شود. سؤال کلیدی ممیزی این است: «این جلسه چه چیزی را جلو میبرد که بدون آن به خوبی پیش نمیرفت؟»