فصل پانزدهم: ابزارهای مدیریت زمان و بهرهوری مدیر
قابل مشاهدهمشکل اصلی مدیران معمولاً کمبود زمان نیست، بلکه حجم بالای کارهایی است که میتوانند انجام دهند و از تعداد کارهایی که باید انجام دهند بیشتر است. این حجم شامل پیامها، جلسات، تصمیمگیریها، گزارشها، مشکلات تیم، درخواستهای مدیران بالادستی، استخدام، تعارضات، برنامهریزی، پیگیری پروژهها، گفتوگوهای عملکرد و تفکر درباره آینده میشود. تلاش برای حل این مشکل صرفاً با «سریعتر کار کردن» منجر به پر شدن تقویم، کاهش زمان تفکر و گم شدن تصمیمات مهم در میان کارهای فوری میشود، ضمن اینکه وابستگی تیم به حضور مدیر افزایش مییابد.
بهرهوری یک مدیر با بهرهوری یک فرد متخصص متفاوت است. در حالی که بهرهوری متخصص به معنای تولید خروجی بیشتر در زمان کمتر است، برای مدیر، سؤال مهمتر این است که «زمان محدود من کجا بیشترین اثر را بر عملکرد کل تیم و سازمان میگذارد؟». بهترین استفاده از زمان مدیر ممکن است صرف گرفتن یک تصمیم مهم، رفع یک گلوگاه، گفتوگو با فردی کلیدی، واگذاری کار، توقف یک پروژه کمارزش یا حتی صرف زمان برای تفکر درباره یک مسئله مهم باشد.
این فصل به معرفی هشت ابزار مهم مدیریت زمان و بهرهوری مدیر میپردازد: زمانبندی بلوکی (Time Blocking)، سیستم جمعآوری و ساماندهی کارها (Getting Things Done)، ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)، مرور هفتگی (Weekly Review)، ممیزی تقویم (Calendar Audit)، ماتریس واگذاری (Delegation Matrix)، ممیزی جلسهها (Meeting Audit) و فهرست کارهایی که باید متوقف شوند (Stop Doing List). هدف نهایی، یادگیری این ابزارها به صورت مجزا نیست، بلکه ساختن یک سیستم شخصی مدیریت توجه مدیر است.
مسئله اصلی مدیران تنها زمان نیست؛ توجه، انرژی، ظرفیت تصمیمگیری و تمرکز نیز محدود هستند. یک ساعت صرف شده توسط مدیر برای گرفتن یک تصمیم درست که باعث صرفهجویی در وقت ده نفر از اعضای تیم شود، اثری چندبرابر دارد. در مقابل، صرف یک ساعت برای اصلاح جزئی یک فایل که یکی از اعضای تیم نیز میتوانست انجام دهد، ارزش مدیریتی کمی ایجاد میکند. بنابراین، پیش از هر ابزار، مفهوم «اهرم مدیریتی» اهمیت دارد.
اهرم مدیریتی به کارهایی اطلاق میشود که اثر چندبرابری دارند، مانند انتخاب فرد مناسب، واگذاری درست، رفع موانع تکرارشونده، تصمیمگیری درباره اولویتها، اصلاح فرایندها، توسعه مدیران دیگر یا جلوگیری از پروژههای اشتباه. این اقدامات معمولاً تأثیر بیشتری نسبت به کارهای اجرایی کوچک دارند و باید در اولویت قرار گیرند.
تقویم مدیر نباید صرفاً بر اساس حجم درخواستهای دیگران ساخته شود. اگر تقویم مدیر بازتابی از درخواستهای ورودی باشد، در واقع دیگران اولویتهای او را تعیین میکنند. این امر منجر به پر شدن تقویم با جلسات و درخواستهای فوری شده و زمانی برای مهمترین مسائل مدیریتی باقی نمیگذارد. بنابراین، تقویم مدیر باید منعکسکننده اولویتهای مدیریتی او باشد.
شلوغ بودن با مؤثر بودن متفاوت است. یک مدیر میتواند تمام روز جلسه داشته باشد، به پیامها پاسخ دهد و تصمیمات کوچک بگیرد، اما همچنان کارهای مهم مدیریتی خود مانند ارائه بازخورد به افراد ضعیف، انجام استخدامهای مهم، توقف پروژههای کمارزش، ایجاد جانشینی یا تفکر درباره آینده را انجام نداده باشد. این مدیر مشغول بوده، اما لزوماً بهرهور نبوده است.
سؤال اساسی این فصل به جای «چطور همه کارهایم را انجام دهم؟»، «کدام کارها اصلاً نباید توسط من انجام شوند؟» و سپس «از بین کارهایی که واقعاً باید با من باشند، کدامها بیشترین اثر را دارند؟» است. این تغییر در نحوه پرسش، مبنای تمام ابزارهای مدیریت زمان و بهرهوری معرفی شده در این فصل را تشکیل میدهد.