Calendar Audit — ممیزی تقویم

تقویم شما به عنوان یکی از واقعی‌ترین اسناد اولویت‌هایتان عمل می‌کند. ممکن است ادعا کنید که توسعه تیم یا تدوین راهبرد برایتان اهمیت بالایی دارد، اما اگر در عمل هیچ زمانی را به این امور اختصاص ندهید، تقویم شما حقیقت دیگری را آشکار می‌سازد. ممیزی تقویم به معنای بررسی دقیق تقویم چهار هفته گذشته برای درک واقعی نحوه صرف زمان است، نه آنچه تصور می‌کنید.

برای انجام ممیزی تقویم، زمان را می‌توان به دسته‌های مختلفی تقسیم کرد، از جمله کار اجرایی، جلسه‌های تیمی و دونفره، تصمیم‌گیری و حل مسئله، توسعه افراد، مدیریت به بالا، کار عمیق، برنامه‌ریزی، جلسه‌های بیرونی و کارهای کم‌ارزش. طبقه‌بندی دقیق و پیچیده لزوماً ضروری نیست.

پس از دسته‌بندی زمان، باید سوالاتی را مطرح کرد: کدام دسته بیش از حد بزرگ است؟ کدام دسته تقریباً وجود ندارد؟ آیا هنوز کارهایی از سطح شغلی قبلی خود را انجام می‌دهید؟ آیا فرد دیگری می‌توانست به جای شما در جلسه‌ای شرکت کند؟ چه کارهایی به دلیل جلسه‌ها همیشه عقب می‌افتند؟ پاسخ به این سوالات اطلاعات بسیار مهمی را در اختیار شما قرار می‌دهد.

به عنوان مثال، مدیری که تقویم یک ماه خود را بررسی می‌کند، ممکن است متوجه شود که ۴۰ درصد زمانش صرف جلسه‌های وضعیت، ۲۰ درصد کار اجرایی شخصی، ۱۵ درصد مسائل فوری، ۱۰ درصد مدیریت به بالا و ۱۰ درصد جلسه‌های تیم می‌شود. در این میان، زمان اختصاص یافته به توسعه افراد، کار عمیق و بهبود سیستم تقریباً صفر است. این نشان می‌دهد که مشکل اصلی، الگوی تخصیص زمان است، نه صرفاً کمبود وقت.

ممیزی تقویم باید به بازطراحی تخصیص زمان منجر شود. این بازطراحی می‌تواند شامل ادغام جلسه‌های وضعیت، غیرهمزمان کردن گزارش پروژه‌ها، واگذاری جلسه‌ها به اعضای تیم، اختصاص بلوک‌های زمانی برای تفکر و محافظت از زمان جلسه‌های دونفره باشد. این فرآیند، تبدیل داده به اقدام است.

مقایسه تقویم با نقش واقعی خود نیز اهمیت دارد. پرسیدن این سوال که «اگر کسی فقط تقویم من را ببیند، فکر می‌کند نقش اصلی من در سازمان چیست؟» می‌تواند بسیار روشنگر باشد و اولویت‌های واقعی شما را نمایان کند.

یکی از مشکلات رایج، ارتقای فرد از نقش متخصص به مدیر است، در حالی که تقویم او همچنان شبیه به تقویم یک متخصص باقی می‌ماند. این وضعیت با انجام کارهای تخصصی زیاد، مداخله در جزئیات و جلسه‌های فنی همراه است و مدیریت افراد در حاشیه قرار می‌گیرد. در این حالت، عنوان شغلی تغییر کرده، اما تخصیص زمان نه.

هر ارتقای مدیریتی باید با ممیزی زمان همراه باشد. پرسیدن این سوال که «چه کارهایی از نقش قبلی دیگر نباید دست من بماند؟» برای رشد و توسعه مدیریتی حیاتی است. در نهایت، سوال کلیدی ممیزی تقویم این است: «تقویم واقعی من چه چیزی را درباره اولویت‌های واقعی و سبک مدیریتم نشان می‌دهد؟»