در مدیریت پروژهها، زمانی که تیم با هیجان بالا و مزایای روشن یک تصمیم یا پروژه روبرو است، ذهن به طور طبیعی تمایل به حمایت از آن تصمیم پیدا میکند و شناسایی نقاط ضعف دشوارتر میشود. تکنیک «پیشمرگ» (Pre-Mortem) ابزاری ساده برای مقابله با این خوشبینی بیش از حد است.
این تکنیک بر این فرض استوار است که تصمیم مورد نظر گرفته شده، پروژه اجرا گردیده و یک سال بعد با شکستی فاجعهبار مواجه شده است. سپس از اعضای تیم پرسیده میشود که «چه اتفاقی افتاد که شکست خوردیم؟» این رویکرد، ذهن را به طور مؤثرتری به سمت شناسایی علل احتمالی شکست هدایت میکند.
تفاوت این روش با پرسش مستقیم درباره ریسکها در این است که وقتی از افراد خواسته میشود تا علل یک شکست قطعی را توضیح دهند، ذهن آنها راحتتر به دنبال دلایل و سناریوهای مختلف میگردد و این تغییر در نحوه طرح سوال میتواند ریسکهای پنهان را آشکار سازد.
به عنوان مثال، در اجرای یک سامانه جدید در سازمان، اگر فرض کنیم پروژه پس از یک سال شکست خورده، دلایلی چون عدم استفاده کارکنان، انتقال ناقص دادههای قدیمی، اصرار مدیران بر گزارشهای سنتی، دو برابر شدن هزینهها، پشتیبانی ضعیف تأمینکننده و تأخیر در آموزش ممکن است مطرح شوند که پیش از اجرای پروژه میتوان به آنها اندیشید.
نکته حائز اهمیت این است که «پیشمرگ» به منظور یافتن مقصر نیست، بلکه هدف اصلی آن شناسایی «حالتهای شکست» و سناریوهای احتمالی منجر به آن است، نه توزیع سرزنش پیشاپیش در میان واحدها یا افراد خاص.
این تکنیک فرصتی امن برای افراد با قدرت کمتر در سازمان فراهم میکند تا نگرانیهای خود را بدون ترس از تقابل مستقیم با تصمیمات مدیران ارشد مطرح کنند. با فرض شکست، آنها میتوانند دلایل احتمالی را بیان کنند که ممکن است ناشی از مخالفت با ایده اولیه مدیر باشد.
پس از شناسایی علل احتمالی شکست، لازم است تا این ریسکها اولویتبندی شوند. با توجه به اینکه ممکن است دهها علت شکست شناسایی شود، باید بر مواردی تمرکز کرد که محتملتر، دارای اثرگذاری بیشتر و قابل پیشگیری در زمان حال هستند.
هدف نهایی «پیشمرگ» ایجاد بدبینی فلجکننده نیست، بلکه مقاومسازی تصمیم و پروژه در برابر شکستهای احتمالی است. بنابراین، پس از شناسایی و اولویتبندی ریسکها، باید اقدامات لازم برای رفع آنها صورت گیرد. این تکنیک به ویژه قبل از تصمیمات مهم، شروع پروژههای بزرگ، عرضه محصولات، تغییرات سازمانی یا برنامههایی که تیم نسبت به آنها هیجانزده است، کاربرد دارد.