یکی از طراحیهای سازمانی نامناسب، سپردن مسئولیت یک نتیجه به فردی است، در حالی که اختیار لازم برای دستیابی به آن نتیجه را به او نمیدهد. به عنوان مثال، اگر مدیر پروژه مسئول تحویل پروژه باشد اما حق اولویتبندی، جابجایی منابع، مذاکره در مورد دامنه پروژه (Scope) یا اخذ مجوز برای هر تصمیم را نداشته باشد، و در نهایت پروژه با تأخیر مواجه شود، سرزنش او به عنوان مسئول، نشاندهنده یک مشکل ساختاری است.
هماهنگی میان مسئولیت و اختیار امری حیاتی است. فردی که مسئول نتیجهای است، باید بر بخش قابل توجهی از عوامل مؤثر بر آن نتیجه اختیار داشته باشد، حتی اگر این اختیار کامل نباشد. توانایی اقدام و تأثیرگذاری بر فرآیندها برای تحقق مسئولیت ضروری است.
برعکس، اختیار بدون مسئولیت نیز میتواند خطرناک باشد. زمانی که فرد اختیار تصمیمگیریهای مهم را دارد، اما نتایج آن تصمیمها هیچگاه به او بازنمیگردد، این وضعیت نیز طراحی سالمی نیست. قدرت باید همواره با پاسخگویی همراه باشد تا از سوءاستفاده جلوگیری شود.
ابهام در مسئولیتها منجر به بازی مقصر میشود. در صورت بروز نتایج نامطلوب، افراد ممکن است ادعا کنند که فرد دیگری مسئول بوده، تصمیم در حیطه اختیاراتشان نبوده، یا صرفاً در حال اجرا بودهاند. هرچه مالکیت و مسئولیت از ابتدا روشنتر باشد، احتمال بروز چنین اختلافاتی در آینده کمتر خواهد بود.
مالکیت یک پروژه به معنای انجام دادن تمام وظایف توسط آن فرد نیست. مالک پروژه باید اطمینان حاصل کند که کار پیش میرود، وابستگیها در نظر گرفته شدهاند، مسائل مطرح و پیگیری میشوند و نتیجه نهایی حفظ میگردد. این تمایز میان مسئولیت نتیجه و انجام تکتک کارها اهمیت دارد.
تعریف دقیق مرزهای اختیار ضروری است. صرف بیان اینکه فردی «اختیار دارد» کافی نیست. باید مشخص شود که این اختیار تا چه میزان بودجه را شامل میشود، چه نوع تصمیماتی را در بر میگیرد، در چه سطحی از ریسک نیاز به هماهنگی وجود دارد، کجا صرفاً اطلاعرسانی کافی است و کجا نیاز به تأییدیه است. هرچه این مرزها روشنتر باشند، استقلال واقعیتر خواهد بود.
سازمانهای ضعیف گاهی مسئولیت را به سطوح پایینتر محول میکنند، اما اختیار تصمیمگیری را در سطوح بالاتر نگه میدارند. این امر منجر به بیاعتمادی، محافظهکاری و بازیهای سیاسی میشود. افراد به جای تمرکز بر نتیجه، یاد میگیرند که برای هر تصمیم مدرک جمع کنند تا در آینده بتوانند خود را تبرئه کنند.
واگذاری مسئولیت باید با دسترسی به اطلاعات لازم همراه باشد. اختیار بدون اطلاعات ناقص است؛ به عنوان مثال، فردی که میتواند قیمتگذاری کند اما از حاشیه سود واقعی بیاطلاع است، اختیار ظاهری دارد. برای اتخاذ تصمیمات مؤثر، اختیار، اطلاعات و توانایی باید در کنار هم قرار گیرند. سوال کلیدی این است که فرد مسئول برای دستیابی به نتیجه مطلوب، واقعاً بر چه چیزهایی اختیار دارد و چه چیزهایی خارج از کنترل اوست.