تصمیمگیری با اطلاعات ناقص
قابل مشاهدهدر دنیای مدیریت، مدیران به ندرت با اطلاعات کامل روبرو هستند. حتی با وجود زمان کافی، برخی حقایق مانند اقدامات رقبا، موفقیت آتی کارکنان، نیازهای آینده مشتریان یا تحولات اقتصادی، قابل پیشبینی نیستند. بنابراین، مهارت اصلی مدیر نه در دستیابی به اطلاعات کامل، بلکه در تشخیص زمان مناسب برای اقدام با اطلاعات موجود است.
مدیران تازهکار ممکن است تصور کنند که با افزایش دادهها، تصمیمگیری قطعیتر میشود. در حالی که دادههای بیشتر میتواند عدم قطعیت را کاهش دهد، اما به ندرت آن را به طور کامل حذف میکند. در نهایت، نقطهای فرا میرسد که باید بر اساس اطلاعات موجود، تصمیمگیری صورت گیرد.
یکی از گامهای اساسی در تصمیمگیری، تفکیک اطلاعات حیاتی از اطلاعات مفید است. اطلاعات حیاتی آنهایی هستند که در صورت تغییر، ممکن است تصمیم مدیر را دگرگون کنند؛ مانند هزینه باقیمانده پروژه، ارزش مورد انتظار، ریسک اصلی و ظرفیت لازم. اطلاعات مفید، گرچه ارزشمندند، اما تأثیر مستقیمی بر روند تصمیمگیری ندارند.
جمعآوری اطلاعات بیشتر همواره با هزینههایی همراه است، از جمله صرف زمان، انجام تحقیقات، آزمایشها یا حتی به تعویق انداختن تصمیم. بنابراین، اطلاعات رایگان نیستند و مدیر باید بسنجد که آیا صرف زمان بیشتر برای تحقیق، ارزش افزودهای ایجاد میکند یا صرفاً منجر به تأخیر در تصمیمگیری بدون تغییر در نتیجه خواهد شد.
سطح اطمینان مورد نیاز برای تصمیمگیری باید با میزان ریسک آن متناسب باشد. دستیابی به اطمینان ۱۰۰ درصد در بسیاری از موقعیتهای مدیریتی غیرممکن است. مدیر باید تشخیص دهد که چه سطحی از اطمینان (مثلاً ۷۰ یا ۹۰ درصد) برای تصمیمگیری در شرایط خاص کافی است.
میزان اطلاعات لازم برای تصمیمگیری به طور مستقیم با میزان ریسک آن مرتبط است. تصمیمات کمهزینه، آزمایشی و قابل برگشت، نیازمند اطلاعات کمتری هستند. در مقابل، تصمیماتی که شامل سرمایهگذاری سنگین، پیامدهای انسانی زیاد یا دشواری در بازگشت هستند، منطقاً به اطلاعات بیشتری نیاز دارند و استاندارد ثابتی برای «اطلاعات کافی» وجود ندارد.
مدیران باید آگاهانه از دادههای ناقص استفاده کنند و در بیان نتایج، دقت لازم را به خرج دهند. به جای تعمیم دادن نتایج حاصل از یک نمونه کوچک به کل بازار، باید به محدودیتهای دادهها اشاره کرد و میزان اطمینان را مشخص نمود. این دقت در بیان، نشاندهنده کیفیت بالای تفکر مدیریتی است.
یک روش کاربردی برای مدیریت اطلاعات ناقص، دستهبندی کردن آنها به سه بخش است: آنچه میدانیم، آنچه فکر میکنیم، و آنچه نمیدانیم. این تفکیک به مدیر کمک میکند تا بین فرضیات و واقعیات تمایز قائل شود و از اشتباه گرفتن این دو جلوگیری کند. پرسش کلیدی در این مرحله این است که آیا اطلاعات بیشتر واقعاً برای تصمیم ضروری است یا صرفاً برای افزایش احساس اطمینان شخصی مورد نیاز است.