بسیاری از برنامهها با وجود منطق قوی، با چالش کمبود نیروی انسانی کافی مواجه هستند. این کمبود لزوماً به معنای تعداد نفرات کم نیست، بلکه به ظرفیت واقعی تیم مربوط میشود. مدیری که تنها به تعداد افراد توجه کند و ظرفیت واقعی را در نظر نگیرد، به راحتی بیش از توان تیم تعهد میدهد.
ظرفیت واقعی به مقدار کاری اشاره دارد که تیم قادر به انجام آن است، نه آنچه که تمایل دارد یا در بهترین حالت ممکن است. این ظرفیت باید شامل عواملی چون جلسات، کارهای جاری، پشتیبانی، مرخصیها، آموزشها، کارهای غیرمنتظره و زمان لازم برای هماهنگی باشد. ۴۰ ساعت کار هفتگی یک فرد به معنای ۴۰ ساعت ظرفیت پروژه نیست.
قبل از پذیرش کارهای جدید، مدیر باید ظرفیت تیم را بسنجد. به جای پرسیدن «این کار چقدر مهم است؟»، باید پرسید «اگر این کار را بپذیریم، چه چیزی باید جابهجا شود؟» زیرا ظرفیت نامحدود نیست و هر «بله» معمولاً به معنای یک «نه» پنهان است.
یکی از اصول کلیدی مدیریت ظرفیت، عدم پر کردن ۱۰۰ درصدی تیم است. اگر برنامه تنها زمانی کارآمد باشد که همه همیشه مشغول باشند، کوچکترین اتفاقی مانند جلسات اضطراری، بیماری، یا خطای مشتری میتواند کل برنامه را مختل کند. داشتن مقداری ظرفیت آزاد، اتلاف نیست، بلکه بخشی از انعطافپذیری سیستم است.
محدود کردن کارهای همزمان نیز اهمیت دارد. فردی که همزمان روی پنج پروژه کار میکند، با وجود پرکار به نظر رسیدن، تمرکز خود را از دست میدهد و کارها با تأخیر به اتمام میرسند. گاهی بهتر است دو پروژه را تمام کرده و سپس پروژههای بعدی را آغاز کرد. مدیر باید تعداد کارهای همزمان را مدیریت کند.
ظرفیت افراد یکسان نیست؛ نیروی تازهکار ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشد، در حالی که فرد باتجربه سریعتر عمل میکند. با این حال، نباید افراد قوی را دائماً بیش از ظرفیتشان درگیر کرد، زیرا قابل اعتماد بودن نباید به مجازات تبدیل شود.
کارهای نگهداری مانند پشتیبانی، رفع خطا، گزارشدهی، رسیدگی به مشتریان فعلی، جلسات و نگهداری سیستم نباید فراموش شوند. این ظرفیت از قبل مصرف شده است و نباید تنها پروژههای جدید مد نظر قرار گیرند.
مدیر باید ظرفیت آینده را نیز پیشبینی کند. در نظر گرفتن مرخصیهای طولانی مدت، شروع پروژههای بزرگ دیگر، یا تغییرات احتمالی در تیم برای کل دوره پروژه ضروری است و نباید تنها به امروز توجه کرد. نشانه های اضافه بار مانند عقب افتادن کارها، کاهش کیفیت، جابجایی مداوم جلسات، کار شبانه، افزایش اشتباهات و شکستن تعهدات، باید جدی گرفته شوند و ممکن است نشاندهنده کمبود ظرفیت سیستم نسبت به تقاضا باشند.